1、由于参与者往往携带大量观测设备，如需要，各市政府可根据海外游客报名情况，帮助开具携带天文观测器材入境的通行文件，以保证观测者能够顺利携带仪器北京入关、甘肃入境、北京出关。所有器材只用于日全食观测，不做他用。

    2、请各市认真做好参会人员的考察及管理、服务工作，尤其注意加强对外籍观测者的管理工作，避免其人身及财产发生意外，防止其进入敏感区域。

    3、由于参会媒体较多，请嘉峪关市在日全食峰会场设立新闻中心，提供免费网络服务。

    4、各地可根据当地实际情况，预留少许机动用房，推出各具特色的短线考察行程。 5、各观测地政府要协调落实好当地观测活动的场地、环保、治安、饮食供应、特色工艺品纪念品供应等服务。如游客数量过多，应及时提供临时住房和餐饮服务，确保所有游客能满足基本的食宿需要。